Papierowa księga gości ma jeden stały problem: trafia do rąk mniej więcej połowy gości. Krąży między stolikami, ktoś odkłada ją pod serwetki, długopis znika po godzinie, a ciocia, która nie mogła przyjechać, w ogóle nie ma szansy się wpisać. Wirtualna księga gości rozwiązuje te sprawy przez telefon, który każdy i tak ma przy sobie.
Przygotowuję strony okolicznościowe z tablicą życzeń na okrągłe urodziny i osiemnastki. Przy każdej z nich widzę, jak goście korzystają z takiej księgi i co sprawia, że wpisów jest dużo, a co, że tablica zostaje pusta. Poniżej wszystko, co trzeba wiedzieć, zanim zdecydujesz się na swoją.
Czym jest wirtualna księga gości?
To strona internetowa z tablicą życzeń. Na górze zwykle jest zdjęcie i kilka słów powitania, pod spodem prosty formularz (imię i życzenia), a niżej wpisy, które zostawili już inni. Nazw jest kilka: księga gości online, elektroniczna księga gości, tablica życzeń, księga gości z kodem QR. Chodzi o to samo.
Najważniejsza różnica wobec papierowej księgi: wpisy nie są przywiązane do sali. Gość może zostawić życzenia przed uroczystością, w jej trakcie i tydzień później. Osoba z drugiego końca Polski albo z Dublina wpisuje się tak samo jak ktoś, kto siedzi przy stole obok pary młodej.
Jak działa księga gości online krok po kroku?
- Organizator dostaje link i kod QR. Link wysyła w wiadomości do rodziny i znajomych, kod QR drukuje na stoły, winietki albo zaproszenia.
- Gość skanuje kod aparatem w telefonie. Otwiera się strona, bez aplikacji i bez zakładania konta.
- Wpisuje imię i kilka zdań. Cały wpis zajmuje mniej więcej minutę.
- Wpis pojawia się na tablicy od razu. Goście widzą, co napisali inni, i to najlepiej zachęca kolejne osoby.
- Po uroczystości życzenia zostają. Bohater dnia może je czytać na spokojnie, a organizator dostaje ich kopię.
W stronach, które przygotowuję, tablica ma jeszcze dwa zabezpieczenia, o które warto zapytać każdego wykonawcę. Pierwsze: jeśli gość straci zasięg w piwnicy restauracji, wpis zapisuje się w telefonie i wysyła sam, kiedy sieć wróci. Drugie: przed rozesłaniem linku testuję tablicę, wysyłając kilkanaście wpisów jednocześnie, żeby żaden się nie zgubił, kiedy wszyscy wpisują się po pierwszym toaście.
Papierowa czy online: która księga gości sprawdzi się lepiej?
| Papierowa księga gości | Wirtualna księga gości | |
|---|---|---|
| Kto może się wpisać | Goście obecni na sali | Wszyscy, także nieobecni |
| Kiedy | W trakcie przyjęcia | Przed, w trakcie i po |
| Ile osób się wpisuje | Ci, do których księga dotrze | Każdy z telefonem |
| Czytelność | Różnie, zależy od charakteru pisma i pory | Zawsze czytelne, podpisane imieniem |
| Ryzyko | Zalana winem, zgubiona przy przeprowadzce | Zależy od wykonawcy: zapytaj o kopię wpisów |
| Wrażenie | Pamiątka, którą bierze się do ręki | Życzenia, które czyta się od razu na telefonie |
Papierowa księga wygrywa tam, gdzie liczy się przedmiot: odręczne pismo babci, rysunek dziecka, wklejone zdjęcie z fotobudki. Wirtualna wygrywa, kiedy gości jest dużo, są rozrzuceni po świecie albo uroczystość jest głośna i nikt nie ma czasu podawać sobie zeszytu.
Można też mieć obie naraz. Ładny album leży przy wejściu dla tych, którzy lubią pisać ręcznie, a na stołach stoją kody QR. Wtedy nikt nie zostaje pominięty.
Księga gości na wesele: jak ustawić kod QR?
Na weselu goście wpisują się, kiedy mają chwilę przerwy: po obiedzie, między tańcami, w drodze do baru z kawą. Kod QR musi być wtedy w zasięgu wzroku. Najlepiej sprawdzają się:
- mała ramka z kodem na każdym stole, obok numeru stołu albo menu,
- kod na winietce, jeśli i tak drukujecie winietki,
- większa tabliczka przy wejściu na salę, obok planu stołów,
- kod na zaproszeniu, dla gości, którzy wiedzą, że nie przyjadą.
Przy kodzie wystarczy jedno zdanie. Kilka propozycji:
Zeskanuj i zostaw nam kilka słów. Przeczytamy wszystkie, obiecujemy.
Nie lubisz przemówień? Napisz nam tutaj.
Księga gości jest w Twoim telefonie. Wystarczy aparat.
Dobrym ruchem jest też poproszenie wodzireja albo DJ-a o jedno przypomnienie w trakcie wieczoru, najlepiej po torcie, kiedy goście siedzą przy stołach. Goście, którzy przez cały wieczór zapominali o kodzie, często wpisują się właśnie wtedy.
Jeśli planujecie także stronę z informacjami dla gości (harmonogram, dojazd, noclegi), księga może być jej częścią. Więcej o tym piszę na stronie o stronie ślubnej dla gości.
Księga gości na 18: co zrobić, żeby młodzież się wpisała?
Na osiemnastce tradycyjna księga gości przegrywa z parkietem. Telefonu za to nikt nie odkłada, więc kod QR trafia w nawyki. Wpisy młodzieży bywają krótkie i zabawne, wpisy dziadków i chrzestnych dłuższe i bardziej wzruszające. Razem tworzą bardzo dobry zapis tego, kto był obok w dniu wejścia w dorosłość.
Przy jednej z osiemnastek mama solenizantki chciała zebrać życzenia, zanim córka zobaczy przygotowaną dla niej stronę-niespodziankę. Zrobiłam wtedy osobną, prostą stronę tylko do zbierania życzeń, z innym adresem. Goście wpisywali się tam przez dwa tygodnie, a przed urodzinami przeniosłam wszystkie wpisy na właściwą stronę. Solenizantka dostała w dniu urodzin gotową tablicę pełną życzeń.
Ten sposób sprawdza się zawsze, kiedy niespodzianka ma być niespodzianką do końca.
Księga gości na komunię, chrzciny i okrągłe urodziny
Przy komunii i chrzcinach księga gości jest pamiątką dla dziecka na później. Za kilkanaście lat przeczyta, co napisali chrzestni, dziadkowie i ciocie, i zobaczy, kto o nim wtedy myślał. Tu przydaje się możliwość wpisania się przed uroczystością: rodzina, która nie przyjedzie z zagranicy, zostawia życzenia wcześniej.
Przy 50, 60 i 70 urodzinach goście mają najwięcej do powiedzenia. Każdy zna solenizanta z innej strony: z pracy, z podwórka, z wakacji sprzed trzydziestu lat. Przy takich okazjach dobrze działa prośba w zaproszeniu: „Napisz jedno wspomnienie z [imię]”. Wspomnienia czyta się lepiej niż samo „sto lat”.
Jak zachęcić gości do wpisów?
Pusta tablica onieśmiela. Kiedy są już wpisy, kolejni goście dopisują swoje chętniej. Sprawdzone sposoby:
- Pierwsze wpisy przed imprezą. Poproś trzy, cztery bliskie osoby, żeby wpisały się dzień wcześniej.
- Konkretna prośba zamiast ogólnej. „Napisz, za co lubisz Kasię” działa lepiej niż „Zostaw życzenia”.
- Link wysłany także nieobecnym. To często oni piszą najdłuższe i najbardziej osobiste wpisy.
- Jedno przypomnienie w trakcie przyjęcia. Od wodzireja, DJ-a albo kogoś z rodziny.
- Termin po imprezie. „Księga jest otwarta do niedzieli” daje szansę tym, którzy wieczorem nie zdążyli.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze księgi gości online?
Zanim zdecydujesz się na konkretne rozwiązanie, sprawdź:
- czy goście mogą się wpisać bez zakładania konta i instalowania aplikacji,
- czy strona dobrze działa na telefonie, bo stamtąd przyjdzie większość wpisów,
- czy można ukryć wpis, który nie powinien się pojawić (żart, który lepiej zabrzmiał przy stole),
- czy dostaniesz kopię wszystkich wpisów po uroczystości,
- jak długo strona będzie dostępna i co dzieje się z nią potem,
- czy strona jest ukryta przed wyszukiwarką, jeśli nie chcesz, żeby życzenia rodziny pojawiały się w Google.
Jeśli chcesz, żeby ktoś przygotował taką księgę za Ciebie, z klimatem dopasowanym do uroczystości i kodem QR gotowym do druku, zajrzyj na stronę o wirtualnej księdze gości. Robię ją jako osobną stronę albo jako część większej strony okolicznościowej z historią bohatera dnia, zdjęciami i muzyką.